TIETOSUOJASELOSTE

1. Johdanto

Me Sorteralla panostamme yksityisyyteesi. Tästä johtuen olemme laatineet tietosuojaselosteen, jossa kuvataan, mitä henkilötietoja keräämme, mitä tarkoituksia varten käytämme niitä ja miten voit käyttää oikeuksiasi. Tämä seloste on kohdistettu asiakkaillemme sekä niille, jotka muuten ottavat meihin yhteyttä sähköpostitse tai asiakaspalvelun kautta.

Sortera Oy noudattaa alla olevia suuntaviivoja varmistaakseen, että yksityisyytesi on suojattu, kun henkilötietojasi käsitellään.

• Huolehdimme siitä, että kaikki tiedot on tallennettu huolellisesti.
• Poistamme tiedot, kun emme enää tarvitse niitä.
• Emme käytä tietoja muihin kuin ilmoittamiimme tarkoituksiin.
• Emme myy tietoja kolmansille osapuolille.
• Tarkastamme tietosuojaselostettamme jatkuvasti sen kehittämiseksi ja turvallisuutesi parantamiseksi.

Alta voit lukea tarkemmin siitä, miten käsittelemme keräämiämme tietoja.

2. Henkilötietojen kerääminen, tarkoitukset, käsittelyperusteet ja säilytysajat

2.1 Asiakkaat

Kun sinusta tulee asiakkaamme, keräämme seuraavat tiedot suoraan sinulta: nimi/yhtiön nimi, y-tunnus/henkilötunnus ja syntymäaika, yhteyshenkilöiden nimet (yritysasiakkaiden osalta), osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä maksutiedot.

Käsittelemme kyseisiä henkilötietoja, jotta voimme toimittaa sinulle tilaamasi palvelut ja tuotteet sekä laskuttaa sinua niistä. Käsittelemme kyseisiä henkilötietoja myös asiakassuhteen hallintaan, maksujen valvontaan ja perintään sekä muihin vastaaviin tarkoituksiin. Tietoja käsitellään sopimuksen täyttämiseksi ja palvelun toimittamiseksi sinulle. Lisäksi säilytämme henkilötietojasi tarvittavilta osin korkeintaan noin kymmenen vuoden ajan siitä, kun palvelu tai tuote on toimitettu sinulle, jotta voimme noudattaa lakisääteisiä velvoitteitamme esimerkiksi kirjanpitoon liittyen.

Säilytämme myös yllä mainittuja henkilötietoja järjestelmässämme seitsemän vuoden ajan viimeisestä palvelun tai tuotteen toimituksesta, jotta voimme käsitellä tulevat tilaukset ja kyselyt sujuvasti sekä tehokkaasti. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme liittyen asiakassuhteen hallinnointiin.

Jotta voimme arvioida asiakkaan taloudelliset edellytykset maksaa tuotteistamme ja palveluistamme sekä tarjota mahdollisia maksutapoja, tarkastamme myös luottotiedot uusista asiakkaista ulkopuolisista lähteistä. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme liittyen asiakkaan maksukyvyn varmistamiseen ennen tilauksen tekemistä.

Saatamme myös kerätä perinnässä tarvittavaa tietoa sekä tietoa liittyen asiakkaan taloudelliseen tilanteeseen, palveluidemme peruuttamiseen, vahingonkorvausvaatimuksiin ja muuhun vastaavaan tietoon. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme liittyen maksujen täytäntöönpanon mahdollistamiseen ja sopimusten tekemisen välttämiseen sellaisten osapuolien kanssa, jotka eivät pysty täyttämään sopimusvelvoitteitaan. Kyseisiä tietoja säilytetään kolme vuoden ajan, ellei niiden tallentamisen taustalla olevan tarkoituksen täyttäminen edellytä pidempää säilytysaikaa.

Ajoittain käsittelemme myös muita henkilötietoja, jotka asiakas on toimittanut meille tai jotka olemme keränneet asiakkaalta hänen suostumuksellaan. Säilytämme kyseisen laisia tietoja vain tarvittavilta osin. Lisäksi poistamme kyseiset tiedot asiakkaan pyynnöstä siltä osin kuin niiden käsittely perustuu suostumukseen.

Vaikka henkilötiedot kerätään ensisijaisesti asiakkaalta, tietoja saatetaan myös kerätä viranomaisilta ja kolmansilta osapuolilta soveltuvien lakien mukaisesti.

2.2 Muut, jotka ottavat yhteyttä meihin

Jos otat yhteyttä johonkin henkilöön Sortera Oy:ssä postitse tai sähköpostitse osoitteeseen tilaukset@sortera.fi, Sortera Oy vastaanottaa sähköpostiosoitteesi ja muut sähköpostiviestiin sisällyttämäsi henkilötiedot. Sortera Oy poistaa vastaanottamansa sähköpostiviestit heti, kun keskustelu on päättynyt, mikäli sähköpostiviestien sisällöllä ei ole merkitystä minkään asian tai asiakassuhteen kannalta. Jos sähköpostitse käydyllä keskustelulla on merkitystä esimerkiksi sen sisältäessä reklamaation toteutetusta palvelusta, sähköpostiviesti tallennetaan niin pitkäksi aikaa kuin on tarpeen sen tarkoituksen toteuttamiseksi, jonka takia se on tallennettu. Käsittely perustuu Sortera Oy:n oikeutettuun etuun liittyen palvelujen ja toimintojen yhteydessä esiin nousseiden asioiden käsittelemiseen.

3. Pääsy henkilötietoihisi

Sortera Oy on tehnyt asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvatoimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi esimerkiksi menetykseltä tai luvattomalta käytöltä. Vain rajallisella määrällä henkilöitä on pääsy henkilötietoihisi. Vain Sortera Oy:n henkilöstöllä, joiden tarvitsee käsitellä henkilötietoja yllä lueteltuihin tarkoituksiin, on pääsy henkilötietoihisi.

Emme lähtökohtaisesti jaa henkilötietojasi yhteistyökumppaneillemme. Saatamme kuitenkin jakaa henkilötietojasi Sortera-konsernin sisällä sekä toimittajille ja perintäyhtiöille, jotka suorittavat palveluita lukuumme. Sortera Oy solmii aina tietojenkäsittelysopimuksen osapuolten kanssa, jotka käsittelevät henkilötietoja Sortera Oy:n lukuun.

Sortera Oy ei siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella sijaitseville toimijoille.

4. Tietojen suojaaminen

Sortera Oy toimii varoen henkilötietojen suojaamisen suhteen. Kaikki henkilötiedot käsitellään tavalla, joka täyttää henkilötietojen turvallista käsittelyä koskevan lainsäädännön edellytykset.

Sortera Oy:n käytännöt GDPR:n puitteissa:

a) Tietokantojen ja järjestelmien, joissa henkilötietoja käsitellään, identifioiminen.

b) Tarvittaessa henkilöiden informoiminen siitä, mitä henkilötietoja heistä on tallennettu.

c) Mahdollisuus oikaista tai poistaa henkilötietoja.

Sortera Oy pystyy identifioimaan asiakkaan nimen ja/tai sähköpostin perusteella tietokannan, johon relevantit henkilötiedot on tallennettu.

5. Google Analytics ja evästeet

Käytämme verkkosivuillamme Google Analytics -palvelua, joka on Google Inc.:n (Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, Yhdysvallat) tarjoama verkkoanalyysityökalu. Evästetiedot, jotka generoidaan käyttäessäsi verkkosivujamme, lähetetään ja tallennetaan yleensä Google Inc.:in Yhdysvalloissa sijaitseville palvelimille. Ennen sitä IP-osoitteesi lyhennetään, kun tiedot sijaitsevat vielä EU:n tai ETA:n jäsenvaltion alueella. Vain poikkeuksellisissa tapauksissa koko IP-osoite lähetetään suoraan Yhdysvalloissa sijaitseville palvelimille ja lyhennetään siellä. Google Inc. käyttää evästetietoja puolestamme sinun toimestasi tapahtuvan verkkosivujemme käytön arvioimiseksi sekä tarjotakseen meille muita palveluita, jotka liittyvät verkkosivujemme ja internetin käyttöön. IP-osoitettasi, joka toimitetaan Google Inc.:lle Google Analytics -palvelun käytön yhteydessä, ei linkitetä muihin Google-tietoihin.

Voit muuttaa evästeasetuksiasi hyväksyäksesi tai estääksesi muiden kuin välttämättömien evästeiden käytön painamalla ”Muuta evästeasetuksia” -painiketta. Pyydämme ottamaan huomioon, että mikäli estät toiminnallisten evästeiden käytön, et välttämättä pysty käyttämään kaikkia verkkosivujemme ominaisuuksia.

6. Oikeutesi

Sortera Oy, y-tunnus 0234295-2, osoite Jäähdytintie 27, 00770 Helsinki, on rekisterinpitäjä tässä selosteessa tarkoitetun henkilötietojen käsittelyn osalta. Tämä tarkoittaa, että vastaamme siitä, että henkilötietojasi käsitellään oikein sekä soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme, ja voit pyytää kyseisistä tiedoista kopion. Sinulla on oikeus oikaista virheelliset tiedot sekä joissain tapauksissa pyytää, että poistamme henkilötietosi (esim. jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään). Sinulla on myös tietyssä määrin oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä ja vaatia, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan. Pyydämme huomioimaan, että mikäli rajoitamme tai poistamme henkilötietojasi, emme välttämättä kykene täyttämään velvoitteitamme. Sinulla on myös oikeus saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Jos olet tyytymätön siihen, miten käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, joka on henkilötietojen käsittelyä valvova viranomainen Suomessa.

Jos haluat esittää näihin tietoihin liittyviä kysymyksiä, pyydämme sinua ottamaan yhteyttä meihin sähköpostitse osoitteeseen satu-maria@sortera.fi tai lähettämällä postia yllä mainittuun osoitteeseen.

Jotta pystymme antamaan sinulle tietoa turvallisesti, saatamme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi. Lähetämme tiedot sinulle digitaalisessa muodossa, mikäli et pyydä meitä toimimaan toisin.

7. Muutokset

Pidätämme oikeuden muokata tietosuojaselostettamme ja tarkastaa sen sisältöä, jotta voimme kehittää sitä jatkuvasti. Emme rajoita tässä määriteltyjä oikeuksia, mutta varaamme oikeuden muokata tätä selostetta ilman, että otamme sinuun aktiivisesti yhteyttä. Pyydämme sinua ystävällisesti käymään tällä sivulla säännöllisesti, jotta pysyt ajan tasalla viimeisimmistä muutoksista. Voit olla yhteydessä Sorteraan milloin vain, mikäli haluat pyytää, oikaista tai poistaa tietoja, joita säilytämme sinusta. Jos sinulla on muuta kysyttävää Sortera Oy:n toimesta tapahtuvasta henkilötietojen säilytyksestä tai käsittelystä, pyydämme sinua olemaan yhteydessä Satu-Maria Jauhiaiseen sähköpostitse osoitteeseen satu-maria@sortera.fi tai puhelimitse numeroon 040 524 0909.